البرنامج التدريبي للعنصر الثالث
تطبيق المشروع الرقمي وإدارته.
(المتطلبات والشروط الإدارية والمالية لإنتاج وإدارة المنتج الرقمي)

ينطلق البرنامج التدريبي لهذه المرحلة من:

1. أن المراكز قد قامت بتحديد منتجاتها الرقمية بشكل تشاركي، داخلياً وخارجياً،
2. أن المراكز قد أطلقت عملية إنتاج هذا المنتج الرقمي، أو قد أصبحت في نهاية مرحلة الإنتاج،
3. أن المراكز هي الآن بصدد البدء بعملية تسويق و(ترويج) المنتج مع ما يتطلب ذلك من متطلبات إدارية وتسويقية،

تفصيل جلسات التدريب وأمثلة عن نتائج التدريب أو عمل المشاركين
جلسات اليوم الأول:

جلسات اليوم الثاني

جلسات اليوم الثالث

مثال ثان

مثال ثالث:

ملحق
أدوات الجلسات التدريبية ووثائقها

تعريف الإدارة:
تُعرّف الإدارة على أنها مجموعة من النشاطات الموجهة نحو توظيف أمثل واستغلال أفضل للموارد المؤسساتية المتنوعة والهادفة إلى تحقيق جملة من الأهداف، عن طريق تبنّي شتى طرق وأساليب الكفاية والفاعلية. كل ذلك ضمن بيئة اجتماعية مقبولة ومساعدة.
تحمل كلمة الإدارة معانٍ عدّة. ويمكن تعريفها بعدّة أشكال، ولكن، وعلى اختلاف وتنوع التعريفات، إلا أنها جميعها ترتكز على أربعة عناصر تتفاعل فيما بينها وتتناغم للوصول بالإدارة إلى المستوى المطلوب، وهي:

1. عنصر العملية الإدارية، ويشمل هذا العنصر عمليات:
   
   • التخطيط
   • التنظيم
   • القيادة
   • الرقابة،
2. عنصر الموارد، ويشمل:
   
   • الموارد البشرية (القوى العاملة)
   • الموارد التمويلية
   • الموارد الطبيعية (الفيزيائية)
   • الموارد المعلوماتية.
     تشكل هذه الموارد جميعها القلب النابض للعمل وبقاء الجمعيات.
3. عنصر أهداف الجمعية:
   
   • تشكل أهداف الجمعية، على اختلاف أنواعها، الاتجاهات العملية المميزة التي ينبغي على المؤسسات أن تصب جهودها باتجاهها،
4. عنصر طرق وأساليب الكفاية والفاعلية:
   • وهو يشكل العنصر الرابع والأخير من تعريف الإدارة، وهو الجهاز المحرّك لنمو وتطور الجمعيات.

يبين الشكل رقم (1) أدناه الوظائف الإدارية الأربع وطريقة تداخلها.

استمارة تحليل المؤسسة
إلى أي مدى تجد هذه المواقف أو الإجراءات في الجمعية التي تنتمي إليها؟
على مقياس من 1 إلى 5، حيث 1 ضعيف جداً و5 عال جدّاً.
ضع (x) بالمربع المناسب

اختر خمس نقاط ضعف تعتبرها أساسية لتطوير الجمعية أو المؤسسة

التفويض الإداري
وهو أمر ضروري في التنظيمات الإدارية ذات الأنشطة المتنوعة. ويمكن تعريف تفويض الصلاحية بأنه نقل المدير جانب من صلاحياته إلى بعض الموظفين ليمارسونها دون الرجوع إليها مع بقاء المسؤولية عن هذه الصلاحيات لديه. وهو انتقال مؤقت لصلاحية اتخاذ القرارات والتصرف في أمور محددة.
قواعد التفويض هي قدرة المفوض إليه على ممارسة الصلاحية المفوّضة إليه من حيث خبرته وقدرته على القيام بالعمل. وهي قدرة المدير على الإشراف والرقابة على من فوّض له. وهي القيام بتحديد حجم العمل والمهام الكليّة وحجم الصلاحية وأي جانب منها. وهي استقطاب كافة الموارد اللازمة التي تمكن المفوّض إليه القيام بالعمل.

أهمية التفويض

مستويات التفويض:
المستوى الأول: التفويض استناداً إلى ما يجب عمله وكيفية أداء هذا العمل، ولكن مع ترك هامش من الحرية في ما يتعلق بمعدل العمل والرقابة على الجودة.
المستوى الثاني: التفويض استناداً إلى ما يجب عمله، مع ترك حرية اختيار أسلوب الأداء ومعدل الأداء ومدى الجودة التي يتم بها العمل للموظفين.
المستوى الثالث: التفويض استناداً إلى ما ينبغي تحقيقه من أهداف، مع ترك حرية تحديد ما يجب عمله وأسلوب الأداء ومعدله، وكذلك مدى جودة العمل للموظفين.

خطوات التفويض، تتطلب عملية التفويض خمس خطوات متسلسلة كالتالي:تحديد حجم الواجبات الممكن تفويضها،

1. تحديد مجالات التفويض واتخاذ القرارات،
2. تحديد الصلاحيات ونطاقها،
3. اختيار الكفاءات من بين الموظفين،
4. توزيع المسؤوليات،

1. القدرة على اختيار الوقت المناسب للتفويض.
2. المعرفة الدقيقة لإجراءات وطرق العمل.
3. تنامي علاقات الثقة والأمانة المتبادلة.
4. الاهتمام بالجوانب المعنوية للغير في العمل.
5. معرفة الوقت المناسب لإتمام العمل.

3-2 التحليل والتوصيف الوظيفي: بعد تصميم الوظائف من خلال تحديد الأنشطة وتوزيعها في الهيكل التنظيمي، يأتي دور العنصر الثاني من عناصر التنظيم وهو عنصر التحليل والتوصيف الوظيفي. وهو
التحليل الوظيفي هو بيان تحليلي للوظائف ومعارف ومهارات وقدرات القائمين عليها، ويتضمن:

• فهم دور كل وظيفة في الجمعية.
• تحديد كيفية الحصول على المعلومات ومصدرها.
• فصل الأعمال وتجزئتها كلّ على حدة.
• مقارنة الوقت بكمية العمل.
• تحليل المواصفات الوظيفية المطلوبة للعمل،

• المسؤوليات والمهام،
• الواجبات،
• نطاق الإشراف،
• ظروف العمل،
• المؤهلات (المهارات والخبرات)،
• المستوى التعليمي،

3-3 توزيع الصلاحيات وتنسيق النشاطات
بعد أن قمنا بعملية التنظيم الوظيفي، أو التنظيم الإداري، والتي نتج عنها توضيح العلاقات بين العاملين والوظائف أفقياً وعامودياً،
في هذه الفقرة تفصيل عملية القيام بتوزيع الصلاحيات والمسؤوليات، وتفويضها، ونطاق الإشراف والمركزية واللامركزية الإدارية.
إن مجمل هذه العملية يساعد على تنظيم العلاقات بشكل يخدم أهداف الجمعية.

3-3-1 الصلاحيات والمسؤوليات: هي الحق في إصدار الأوامر والتعليمات وإتخاذ القرارات للقيام بعمل ما أو الإمتناع عنه. تختلف الصلاحية عن السلطة، فالصلاحية تستند على الحق القانوني والنظام ونطاقها محدد بمقادير متفاوتة تبعاً للمستوى الإداري، ويكون كل ذلك محدداً ضمن التوصيف الوظيفي.

أمّا السلطة فغالباً ما تكون غير شرعية المصدر وإن كانت مبررة، وهي ليست محدودة.
إن العامل الأساسي وراء فاعلية الصلاحية يكمن في درجة قبول العاملين لها.
أمّا المسؤولية فهي الإلتزام الشخصي بالدرجة الأولى تجاه نفسي، وتجاه الآخرين والجمعية والمجتمع في الدرجة الثانية. كل ذلك بهدف تحقيق النتائج ضمن الوقت المحدد.
أهمية الصلاحية تكمن بأنها توفر المرونة في تقسيم العمل واتخاذ القرارات، خاصة إذا كان الأعضاء العاملون من أصحاب التخصص والخبرة.
وللصلاحية حدود يمكن تلخيصها بالآتي:
مبادئ الجمعية وقيمها،
أهداف الجمعية،
التوصيف الوظيفي،

"الحاج عبّاس"- حالة عملية يتم استعمالها في جلسات عمل اليوم الأول

الحاج عبّاس صاحب مشغل خياطة ويعمل لديه أربعة عشر فنياً. ولديه 5 أولاد يعمل جميعهم معه. تصدر أوامر العمل من السيد عبّاس باستمرار ويقوم شخصياً بصرف الأموال وجمعها والقيام بالمشتريات وتصريف الإنتاج. وهو يتمتّع بشخصية قوية وله نفوذ ظاهر على المشغل والمنزل وعلى أولاده وزوجاته وعماّله. ويكاد يتدخل في كل صغيرة وكبيرة.
يسير العمل بانتظام أثناء وجود السيد عبّاس ويتعثّر في غيابه. ويرفض أولاده إنجاز أي عمل في حالة مرضه أو سفره لأداء فريضة العمرة أو صعوبة حضوره إلى المشغل، وهو الآن مريض من كثرة أعباء العمل.
وفي اجتماع غير رسمي مع أولاد السيد عبّاس أثيرت المشكلات التالية:
[1] عدم الوفاء بالالتزامات وفق المواعيد المقررة.
[2] التأخير في السداد والتحصيل.
[3] تذمّر العملاء.
[4] مزايا المركزية المطلقة –ورفض اللامركزية –والخوف من التفويض.

• المطلوب منك توضيح الإجابات للاستفسارات التالية:

1. ما العمل؟
2. هل يجب على الحاج عبّاس التفويض؟ إذا نعم، كيف؟ وإذا لا، لماذا؟
3. كيف يمكن تنفيذ برنامج التفويض داخل المشغل؟ وماذا يحقق؟

تمرين تفويض الصلاحيات
(ويتم توزيعه كعمل فردي في اليوم الأول ويعود المشاركون بنتائجه في اليوم الثاني)
يهدف هذا التمرين إلى مساعدتك في التعرف على توجهاتك نحو تفويض الصلاحيات.
المطلوب منك وضع علامة (√) في الخانة التي تعبر عن وجهة نظرك بالنسبة لكل عبارة.

جدول " بطاقة وصف وظيفي"

اسم الجمعية : ...............................................................................
المشروع : ...............................................................................
الوظيفة : ...............................................................................
الموظفون : ...............................................................................
المدراء أو المسؤولون : ...............................................................................
المسؤوليات والمهام الرئيسية:

ملاحظات:
1- يجب ألا تزيد المهام والمسؤوليات الرئيسية عن ثماني مسؤوليات، وفي حالة الزيادة، يفضّل تقسيم الوظيفة إلى وظيفتين. الصلاحيات المالية والإدارية تعني صلاحيات توقيع الشيكات والصرف، وكذلك توقيع العقوبات.

نموذج توصيف وظيفي:
الوظيفة: محاسبة أولى ( كود ح س 1 )

نطاق العمل: (ماذا؟)
تقوم بجميع أعمال المحاسبة والمراجعة المتقدمة في الإدارات والفروع والمشروعات المختلفة.

المهام: (كيف؟ ولماذا؟)

• توزع العمل على العاملات تحت إشرافها وتشرف عليهن لتتأكد من تأديتهن لمهامهن على أكمل وجه.
• تعتمد الأعمال التي تقوم بها الموظفات لتقديمها إلى المسؤولات.
• تقوم بإعداد الموازنات التقديرية لحساب تكلفة المشروعات وجدواها.
• تقوم بإعداد الميزانيات العمومية لإقفال الحسابات السنوية.
• تراجع حسابات الضرائب والرسوم لسدادها في أوقاتها.
• تعد حسابات التكاليف لوضع سياسة التسعير.
• تقوم بإجراء التسويات وإعداد الحسابات الختامية لمحاسبة العميلات والموردين.
• تقوم بأعمال الجرد السنوي والطارئ على أعمال الخزينة أو المخازن.
• تحافظ على الصحة والسلامة المهنية لها ولزميلاتها وتتأكد من الاحتياطات المتخذة.
• تقوم بما تكلف به من أعمال أخرى في حدود الوظيفة.

• بكالوريوس تجارة (شعبة محاسبة)
• خبرة ثماني سنوات في مجال العمل مع منظمات مثيلة.
• مهارة استخدام الحاسب الآلي.

I- وظيفة التنظيم

1. تعريف التنظيم:
   هو عملية ترتيب منسق للأعمال اللازمة والجهود المطلوبة لتحقيق الأهداف. ولتحديد المسؤوليات والعلاقات بين العاملين داخل الجمعية الذين سيستولون سيتولين تنفيذ العمل.
   كما أن التنظيم هو الإطار الذي يضم القواعد واللوائح والصلات بين العاملين وتحديد مسؤولياتهن وواجباتهن داخل أقسام الجمعية.
2. أهمية التنظيم:
   
   1. يمنع التداخل بين الأعمال،
   2. يمنع التنازع على الاختصاصات والصلاحيات،
   3. يسهّل عملية توجيه الجهود وزيادة فعّاليتها لتحقيق الأهداف،
   4. يسمح باستخدام أمثل للطاقات البشرية عن طريق تحديد الواجبات والمهام،
   5. يحقق التوازن والتنسيق بين الأنشطة المختلفة وذلك بتقسيم الأعمال والأدوار وتوزيعها بين الإدارات والأقسام،
   6. يسهّل الإتصال بين مختلف الإدارات والأقسام والفروع في الجمعية،
   7. يسمح بالاستفادة القصوى من فوائد االتخصص وذلك بتوزيع المهام المتماثلة أو تجميعها في أقسام أو وحدات إدارية،
   8. يسهّل المحاسبة والمتابعة من خلال تحديد معايير الأداء.

الإدارة المالية

1. التخطيط المالي: ربط أهداف أو استراتيجيّات الجمعية بالموازنة وتحديد مؤشرات تساعد على مراقبة التطوّر.
2. المراقبة المالية والتقرير: تحديد ما إذا كانت الأهداف تحققت، وتصحيح أي فروقات ناتجة.
3. نظام الضبط المالي: صيانة الأنظمة الداخليّة لحماية أملاك الجمعية، ولتخفيف الأخطاء والهدر.
4. سجلّ المحاسبة: التأكد من وجود تقارير كاملة وصحيحة لجميع التحويلات لتمكين الإدارة والمديرات والواهبين من معرفة جميع المعلومات اللازمة.
5. التقييم والتدقيق: تدقيق وتقييم سنوي للتأكد من أن الأربع وجهات تعمل بفعالية.

1. أعضاء مجلس الإدارة (ولجانها) المسئولين عن الإدارة العامّة للجمعية، وعن تحديد الأهداف والسياسات والذين يتشاركون المسؤوليّة للتأكد من صحّة النظم، وأنها مراقبة بانتظام.
2. الموظفون، والمتطوّعون والأعضاء للتأكد من أعمالهم يضمن الخطوط التوجيهية.
3. الموظفون الماليون والاستشاريات اللواتي يعملون على تأمين خدمات إجرائية ونصائح عن استراتيجيات مالية يجب أن تتبعها الجمعية.