سلسلة تقنية المعلومات للجميع
مجتمعات موصولة بالشبكة
لوائح البريد

١. لوائح البريد
٢. اللوائح المعتمدة على شبكة Web مقابل غير المعتمدة على الشبكة نفسها
٣. البحث عن لائحة
٤. الانتساب
٥. كيف تستعمل لائحة البريد
٦. مهارة التعامل مع الرسائل

شبكة الإنترنت مليئة بأشخاص يتواصلون مع بعضهم البعض فيؤلفون بذلك مجموعات على الشبكة تسمى "مجتمعات". وتختلف وتتنوّع طريقة التواصل بين أفراد كل من هذه المجتمعات، فمنهم من يتواصل عبر لوائح بريد موصدة أو مواقع مخصصة للمجتمع الواحد أو مواقع "أخبار مستخدمي الشبكة ــ "Usenet News.
سوف يقوم هذا القسم من الدليل بعرض نظرة عامة على كلّ من هذه الطرق.

لوائح البريد

لوائح البريد هي أداة إلكترونية ممتازة تسمح لمستخدمي الإنترنت بالتواصل بسرعة وبسهولة. فعلى سبيل المثال، يمكنك من خلال لائحة البريد إرسال رسالة بريد إلكترونية واحدة لمجموعة كبيرة من الأشخاص بإستعمال عنوان واحدًا هو عنوان لائحة البريد. عادةً، يلجأ الأشخاص إلى لوائح البريد الإلكتروني لواحد من السببين التاليين:

• للتواصل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص تكون مهتمة بموضوع مشترك.
• لتوزيع أو تسليم نوع معين من المعلومات("نشرة إلكترونية ــ E-news Letter").

ثمة ثلاثة أنواع من لوائح البريد وهي:

1. لوائح الإعلان
2. لوائح الأخبار
3. لوائح المناقشة

وفي حين تقتصر لوائح الاعلان والأخبار على أرسال إعلانات وأخبار، تتميز لوائح المناقشة بأن العضوية فيها تتم بالانتساب أو الاشتراك فيها، وذلك بواسطة إرسال عنوان بريد إلكتروني إلى إدارتها.
وتمكن لوائح المناقشة مجموع المنتسبين إليها ذووي الاهداف والاهتمامات المشتركة، من مناقشة هذه القضايا فيما بينهم.
ويختلف حجم هذه اللوائح من عدد صغير من المنتسبين إلى مئات الآلاف منهم.
أحياناً تكون هذه الرسائل موجهة من شخص إلى عدة أشخاص ما معناه أن لائحة المضيف أو الوسيط تبعث برسائل لأعضاء لائحته كلّهم. وفي هذا النوع من اللوائح، لا يستلم الأعضاء سوى ما يرسل إليهم تماماً مثل الاشتراك بلائحة ترسل إعلانات عن المنتجات.
وفي أحيان أخرى، يسمح الوسيط للائحة بريد للمنتسبين جميعاً بإرسال (أو لصق) إعلانات للائحة، مثال لائحة فيها أشخاص يعملون على عدة مشاريع أو مواضيع.
وعنوان لائحة البريد هو عنوان بريد إلكتروني عادي، مثلاً:
group@electronicgroups.com

عند طلب الاشتراك بلائحة ما وقبول الانتساب، تصل كل رسالة إلكترونية يرسلها المنتسب إلى عنوان اللائحة إلى المنتسبين كلّهم (الأشخاص المشتركين بلائحة البريد) في اللائحة.
ثمة نوعان من لوائح البريد التي تسمح للمنتسبين بلصق المواضيع، اللوائح المعدّلة وتلك غير المعدّلة. وهي تختلف في كيفيّة تنظيم الرسائل.
في اللوائح المعدّلة، يكون للوسيط (الإداري) حق الولوج إلى برنامج لائحة البريد بحيث يتلقى كل رسالة إلكترونية يرسلها أي منتسب قبل أن تظهر على اللائحة. للوسيط حق الموافقة على الرسالة أو لا ما فلا يظهر على اللائحة سوى الرسائل الموافق عليها.
في اللوائح غير المعدّلة، يستطيع أي منتسب إرسال أي رسالة إلى اللائحة بأكملها متى شاء. وتسمح بعض اللوائح لأشخاص غير منتسبين بإرسال رسائل إلكترونية إلى اللائحة.
ويمكن للوائح البريد أن تكون مصدراً هائلاً للمعلومات. كما يوجد عدد كبير من لوائح البريد التي لا تحتوي على معلومات مفيدة أو نوعية مهمة من المعلومات.
يمكن الاشتراك في لوائح البريد أو إلغاء الاشتراك إلى أن يتم العثورعلى اللائحة التي تناسب احتياجات الشخص. وعليك أن تتذكر أنك متى انتسبت إلى لائحة يجب أن تتفقد بريدك بشكل منتظم حتى لا تتكدس الرسائل في صندوق بريدك الإلكتروني. وتجدر الإشارة إلى وجود لوائح تساعدك في الحمل الزائد من الرسائل بإرسالك ملخّصات أسبوعية (أو لوائح منظَّمة) بالرسائل المرسلة إلى اللائحة كلّها.
تؤمّن بعض اللوائح أرشيفاً للشبكة. أرشيف الشبكة هو الرسائل كلها المرسلة إلى لائحة بريد معيّنة والتي تنشر تلقائياً على الشبكة.
إذا كان لإحدى لوائح البريد أرشيف شبكة، يمكن قرأة الرسائل المرسلة إلى اللائحة من الموقع الإلكتروني بدون الاضطرار إلى قراءتها من صندوق بريدك الالكتروني.
كما يمكن في بعض الأحيان، إرسال رسائل إلى اللائحة مباشرة من الموقع نفسه.

اللوائح المعتمدة على شبكة Web مقابل غير المعتمدة على الشبكة نفسها

تماماً كبرامج البريد الالكتروني، قد تنقسم لوائح البريد حسب جهازها البيني (شكلها او طريقة عملها)؛ فالبعض منها يعتمد جهازه على الشبكة والبعض الآخر لا يعتمد عليها.
بدأت معظم لوائح البريد كأدوات للعمل على الانترنت لا تعتمد على الشبكة، أي أن قاعدة بياناتها وأدوات جهازها الاداري موجودة على كومبيوتر خادم Server خارج الشبكة.
يمكن الانتساب أو إلغاء الانتساب إلى لوائح البريد التي لا تعتمد على الشبكة وذلك بإرسال رسالة إلكترونية إلى إدارة الائحة بطلب الانتساب أو بإلغاء الانتساب. أما اللوائح المعتمدة على الشبكة فأن الانتساب إليها أو إلغاء الانتساب يتطلّب زيارة موقع اللائحة على الشبكة والقيام بذلك. كما يمكن أحياناً زيارة موقع أرشيف اللأئحة على الشبكة.

البحث عن لائحة

يمكن إيجاد لوائح البريد أينما كان على الشبكة تماماً كصفحات الشبكة ومواقعها. إلا أنّ إيجادها يكون أصعب من إيجاد صفحات الشبكة.
معظم لوائح البريد لديها موقع على الشبكة فيه تعليمات عن كيفية الانتساب إلى اللائحة، أو أنها تسمح بالانتساب مباشرة من الموقع من خلال صيغة معيّنة.
إلا أنه، وفي حال كان للائحة البريد صفحة وصفية، فيمكنك أن تبحث عنها كما تبحث عن أي صفحة أخرى على الانترنت.
من الممكن أن يكون مضيف لائحة البريد شركة خدمات للوائح البريد أو منظمة أو فرد. ومثال عن موقع خدمات للوائح البريد هوYahoo! Groups حيث يتم استضافة عشرات الآلاف من اللوائح. عند زيارة هذا الموقع تجد صندوقاً نصيّاً يمكن من خلاله البحث عن مجموعة عبر إدخال كلمات رئيسية. كما يمكن البحث عن لائحة تثير الاهتمام بتصفّح الفئات المختلفة والتي تبدأ بمواضيع عامة كالرياضة مثلاً وتحدّد شيئاً فشيئاً حتى تصل إلى تناول حارس المرمى.

إن إحدى أفضل الطرق للبحث عن لوائح بريد هي استعمال إحدى أدوات البحث عن لوائح البريد على الشبكة أو التدقيق في إحدى هذه اللوائح. وفي حال عدم إيجاد اللائحة المطلوبة ، ينبغي محاولة الدخول إلى عدد من هذه المواقع المختلفة بإستعمال كلمات رئيسية مختلفة.

الانتساب

عادةً، يكون للوائح البريد عنوانَا بريد الكتروني مختلفان، أحدهما للانتساب ولإلغاء الانتساب والثاني يستعمل عادةً لإرسال الرسائل إلى باقي المنتسبين على اللائحة.
في لوائح البريد الالكترونية، يكون العنوان الإداري هو العنوان الذي يرسل إليه رسالة الانتساب وإلغاء الانتساب. وفي عدد من اللوائح، يعود البريد الالكتروني إلى الكمبيوتر الذي يتولى أمر الرسالة الالكترونية. هذه العمليات كلها عمليات تلقائية ولا يراها أي إنسان. لهذا السبب ينبغي التنبه عند إرسال هذه الرسائل بطريقة واضحة وصحيحة وإلا أعادها الكمبيوتر لأنه لم يفهم الطلب.
عندما تقبل إدارة اللائحة إنتساب ما، تصل رسالة إلكترونية إلى المنتسب فيها يشرح عن المجموعة مع قواعد الانتساب وعمل اللائحة. تسمى هذه الرسالة عادةً رسالة ترحيب. تشرح رسالة الترحيب أيضاً كيفية إلغاء الانتساب، لذلك ينبغي عدم محوها. ثمة طريقة جيدة لحفظ رسائل الترحيب هذه وهي بخلق ملف في برنامج البريد الالكتروني يكون مخصصاً لرسائل الانتساب إلى لوائح البريد.

كيف تستعمل لائحة البريد

هذه بعض النصائح والاقتراحات لكيفية إستعمال اللائحة البريدية، ومنها القواعد الذهبية الثلاث للوائح البريد:

1. لا ترسل طلب الانتساب إلى مئات (أو آلاف) الأشخاص الأعضاء على اللائحة. فطلبات الانتساب أو إلغاء الانتساب يجب أن تُرسل إلى عنوان اللائحة البريدي أو عبر صفحة الشبكة وليس إلى عنوان مجموعة لائحة البريد.
2. عند إرسال رسالة إلى شخص معين، ينبغي عدم إرسالها إلى سائر أعضاء اللائحة. وعند الردّ على رسالة وصلت عبر لائحة بريد، يمكن إما إرسال الردّ إلى أعضاء اللائحة كلهم وإذا كان موضوع الرسالة التي وصلت لا يهم المجموعة كلها فينبغي الرد رسالة إلى المرسل وحده. وإن لم يكن موضوع الرسالة التي وصلتك يثير اهتمام المجموعة كلها عليك أن تردّ برسالة إلى المرسل وحده.
   للقيام بذلك إنقر على عنوان البريد الالكتروني للمرسل الظاهر في الرسالة الاساسية، وبذلك سوف يظهرهذا العنوان في صندوق "إلى ــ To" من رسالة الرد. أيضاً، ينبغي محو معظم نص الرسالة القديمة من رسالة الرد لتجنّب إرسال نصوص متكرّرة.
3. 3. انتسب إلى اللائحة قبل أن تحاول إرسال رسائل إليها. إذا أرسلت رسالة إلى العنوان للصق موضوع (أي إرسال رسالة إلكترونية إلى اللائحة كلها) ولم تكن منتسباً بعد، فعلى الأرجح أنك ستتلقى تلقائياً رسالة فيها النص التالي: لا يمكنك أن تلصق على هذه اللائحة لأنك لست منتسباً إليها).

من المهم معرفة من هو جمهور اللائحة قبل إضافة أي موضوع إليها. ذلك أن طبيعة التواصل على شبكة الانترنت تتغير بحسب نوعية الجمهور وعدد المنتسبين إلى اللائحة.
عند بدأ التعامل مع أي لائحة جديدة ينبغي التروي بادئ الأمر، أي قراءة الرسائل مثلاً لفهم مجرى الأمور من دون لصق أي موضوع. وعند لصق المواضيع ينبغي الأخذ بعين الاعتبار أنه لا يمكنك توقع من سيقرأها. إن عملية إلصاق الموضوع على لائحة بريد تمكّن من مشاركة الافكار والمشاريع الكبيرة مع أشخاص جدد غير معروفين من قبل. اللغة المستخدمة على شبكة الانترنت تكون عادةً غير رسمية، لذا ينبغي تجنّب الكتابة بشكل رسمي أو عنيف أوتمييزي.
يتلقّى مستخدمو شبكة الإنترنت ذوو الخبرة عشرات الرسائل يومياً، لذا من المهم أن تكون الرسائل مختصرة وواضحة. وإذا أمكن، ينبغي ألا يتعدى حجم المواضيع الملصقة الصفحتين. وفي حال الرغبة بالمشاركة بملفات كبيرة، يمكنك لصق رسالة صغيرة تدل مقتبسي لائحة البريد على طريقة الوصول إلى الملف على الشبكة.

مهارة التعامل مع الرسائل

عادة ما يكون للوائح ذات المواضيع المثيرة للاهتمام عدداً كبيراً من المنتسبين وتتلقى رسائل بالمئات يومياً. ومن المتوقع أن ينبهر المنتسب الجديد إلى لائحة ما بعدد الرسائل المرسلة إليه في اليوم الواحد. لذا هذه بعض الاقتراحات للمساعدة على كيفية التعامل مع هذه الرسائل.

• من الصعوبة قراءة كل ما يصل من اللائحة. وبعض لوائح البريد لديها وسيط يمحو الرسائل الخاطئة أو غير المرغوب بها أو غير المناسبة. إلا أن معظم لوائح البريد ليس لديها أي وسيط.كما أنه قد لا تكون كل مناقشة تجري على اللائحة مثيرة للاهتمام. لذا من الطبيعي قرأة الرسائل بسرعة فيتم التغاضي عن بعضها أو محو الرسائل غير المهمة. ولا تمضي وقتاً سوى في قراءة السائل التي ينبغي تنمية عادة قراءة الرسائل المثيرة للاهتمام فقط. يجب أن تنمي عادة محو الرسائل غير المهمة.
• عند محو الرسائل غير المرغوب بها، يمكن الاهتمام بتنظيم الرسائل المتبقية كي تسهل عملية القراءة. في حال إستعمال آوتلوك إكسبرس Outlook Express أو أي برنامج بريد إلكتروني مشابه يسمح بخلق بملفات بريد متعددة، فيمكن حفظ الرسائل كلها من لائحة البريد في ملف واحد. كما تمكن هذه العملية بتفريق الرسائل المرسلة من لائحة البريد عن باقي الرسائل الالكترونية ، فتفريق الرسائل يسمح بتقسيم وقت قراءة الرسائل المرسلة مباشرة إلى المستخدم وتلك المرسلة من لائحة البريد.
• في حال كان يصل للائحة البريد عدد كبير من الرسائل الالكترونية يومياً فيمكن إنشاء أكثر من ملف يكون كل منها لموضوع معين يتم تداوله في اللائحة.
• كما يمكن للمستخدم أن يكتفي بإرسال السؤال الشخصي الذي يحتاج إلى رد من أحد أعضاء اللائحة إلى ذلك العضو فقط.
• في حال أبدى أشخاص آخرون على اللائحة اهتمامهم في الإجابة أو في حال كانت الأجوبة مفيدة للائحة، فيمكن عند ذلك إقتراح تجميع الإجابات الأهم وتحريرها وإرسالها أو لصقها على اللائحة كي تكون متوفرة للجميع.
• في حال الرد على أحد الأسئلة، ينبغي تقرير ما إذا كان من الأفضل أن الرد على الشخص الذي طرح السؤال بشكل شخصي، أو أن الرد بشكل عام على اللائحة كلها.